Trazabilidad y etiquetado: seguir el rastro de un alimento

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La trazabilidad es la obligación de poder decir de dónde vino cada alimento y a dónde fue, y está en el artículo 18 del Reglamento (CE) 178/2002 desde 2005. En la práctica se reduce a dos preguntas que hay que poder responder en minutos: ¿quién me lo vendió? y ¿a quién se lo he dado? Este módulo explica cómo se sostienen esas respuestas y cómo se lee la etiqueta que las acompaña.

Cuando salta una alerta alimentaria —una salmonela en unos huevos, una listeria en una carne mechada— la pregunta que decide si el asunto se queda pequeño o se hace enorme es siempre la misma: ¿dónde está ese lote? Responderla en horas en vez de en semanas es lo que hace la trazabilidad. Y no es un sistema informático caro: en la mayoría de los negocios son albaranes ordenados y etiquetas que no se tiran.

¿Qué es la trazabilidad y quién está obligado?

La definición está en el artículo 3, punto 15, del Reglamento (CE) 178/2002: la trazabilidad es «la posibilidad de encontrar y seguir el rastro, a través de todas las etapas de producción, transformación y distribución, de un alimento, un pienso, un animal destinado a la producción de alimentos o una sustancia destinada a ser incorporada en un alimento o un pienso».

La obligación llega en el artículo 18, y su apartado 1 no deja resquicios: «En todas las etapas de la producción, la transformación y la distribución deberá asegurarse la trazabilidad». No dice «en las empresas grandes» ni «en la industria»: dice en todas las etapas. Un obrador, un bar y una plataforma logística están dentro.

Lo que el artículo pide a continuación son dos capacidades distintas:

• Hacia atrás (apartado 2): poder identificar «a cualquier persona que les haya suministrado un alimento», y poner esa información a disposición de las autoridades competentes si la solicitan.
• Hacia delante (apartado 3): poner en práctica sistemas y procedimientos «para identificar a las empresas a las que hayan suministrado sus productos».

Hay un matiz que evita un error frecuente. La trazabilidad hacia delante se refiere a empresas, no a personas. Un restaurante no tiene que apuntar quién se comió cada plato; una empresa que suministra a otros restaurantes, sí tiene que saber a cuáles les mandó cada partida.

Dato citable: El artículo 18 del Reglamento (CE) 178/2002 obliga a asegurar la trazabilidad de los alimentos en todas las etapas de la producción, la transformación y la distribución, sin excepción por tamaño de empresa. Exige poder identificar a quien suministró cada producto y a las empresas a las que se suministró, y poner esa información a disposición de las autoridades competentes cuando la soliciten.

¿Qué papeles sostienen la trazabilidad en un negocio normal?

Ninguna norma española obliga a un formato concreto. Lo que se exige es que la información exista y se pueda recuperar. En la práctica, tres cosas:

1. El registro de entradas. Albaranes y facturas de proveedor, guardados y ordenados, con el producto, la cantidad, la fecha y —esto es lo que más se olvida— el lote. El lote es la unidad con la que se retira: sin él, un aviso de alerta obliga a tirar todo el producto de esa referencia en vez de la partida afectada.

2. Las etiquetas que no se tiran. Cuando un producto se saca de su envase original, se lleva con él toda su información: alérgenos, condiciones de conservación y fechas. Trasvasar sin volver a etiquetar convierte el producto en anónimo. La regla de cocina es corta: lo que cambia de recipiente, cambia de etiqueta.

3. El registro de salidas, sólo para quien vende a otras empresas. Qué partida fue a qué cliente y cuándo.

Para los alimentos de origen animal existe una lista tasada. El Reglamento de Ejecución (UE) 931/2011, aplicable desde el 1 de julio de 2012, enumera en su artículo 3 la información que debe acompañar a cada remesa: descripción exacta del alimento, volumen o cantidad, nombre y dirección del establecimiento expedidor, del expedidor si es otro, del establecimiento destinatario y del destinatario si es otro, una referencia que identifique el lote o remesa, y la fecha de expedición. Ocho datos. Además exige actualizar esa información a diario y mantenerla disponible al menos hasta que quepa suponer razonablemente que el alimento ha sido consumido.

El simulacro de trazabilidad: la única forma de saber si funciona

Un sistema de trazabilidad no se comprueba leyéndolo, se comprueba usándolo. El ejercicio que lo hace se llama simulacro de trazabilidad o retirada simulada, cuesta menos de una hora y es lo que separa un archivador ordenado de un sistema que responde.

Se hace así:

1. Se elige una referencia al azar de las que hay hoy en el local. Mejor si la elige alguien que no lleva los papeles.
2. Hacia atrás: localizar de qué proveedor vino, en qué albarán, en qué fecha y con qué identificación de lote o remesa.
3. Hacia delante: qué se hizo con ella. Si se vendió tal cual, a quién —a qué empresas, si las hubo—. Si se transformó, en qué elaboraciones entró y qué días se sirvieron.
4. Se anota el tiempo que ha llevado reunir las dos respuestas y qué documento faltaba.
5. Se corrige lo que ha fallado y se guarda el ejercicio con su fecha. Ese papel es, en la práctica, la mejor prueba de que el sistema existe.

Un resultado sano en un negocio pequeño es poder contestar las dos preguntas en menos de cuatro horas, que es el orden de magnitud que manejan las auditorías de la distribución. Y hay dos fallos que aparecen casi siempre en el primer intento: el lote que no se anotó al recibir y el producto que se trasvasó a otro recipiente sin arrastrar su identificación. Los dos se arreglan con disciplina de etiqueta, no con software.

¿Y cuando algo sale mal? La retirada

Aquí es donde la trazabilidad demuestra para qué servía. El artículo 19, apartado 1, del Reglamento (CE) 178/2002 dice qué hacer cuando un operador «considera o tiene motivos para pensar» que un alimento que ha importado, producido, transformado, fabricado o distribuido no cumple los requisitos de seguridad:

1. Retirarlo del mercado inmediatamente, cuando ya no esté bajo su control directo.
2. Informar a las autoridades competentes.
3. Si el producto pudo llegar a los consumidores, informarles «de forma efectiva y precisa» de las razones de la retirada y recuperar lo suministrado cuando otras medidas no basten.

Tres detalles que suelen sorprender. El primero, que el umbral no es la certeza: basta con «tener motivos para pensar». El segundo, que la obligación de informar a la autoridad no depende de que nadie pregunte. Y el tercero, que el apartado 3 del mismo artículo prohíbe expresamente impedir o disuadir a nadie de cooperar con las autoridades competentes.

Para el manipulador, la traducción es directa: si sospechas, se dice. Callar un producto dudoso para no complicar el servicio es exactamente lo que la norma está intentando evitar.

¿Qué diferencia hay entre la fecha de caducidad y el consumo preferente?

Es la duda más repetida de todo el temario, y la norma la resuelve sin ambigüedad. Están en el artículo 24 y en el Anexo X del Reglamento (UE) 1169/2011.

El artículo 24.1 lo dice con todas las letras: en los alimentos microbiológicamente muy perecederos y que por ello puedan suponer un peligro inmediato para la salud humana, la fecha de duración mínima «se cambiará por la fecha de caducidad», y después de esa fecha el alimento no se considera seguro de acuerdo con el artículo 14 del Reglamento (CE) 178/2002.

El Anexo X añade dos exigencias prácticas. La primera, que la fecha se escriba en orden día, mes y, en su caso, año. La segunda, que la mención vaya acompañada de las condiciones de conservación que hay que respetar: una fecha sin su temperatura no significa nada, porque esa fecha se calculó suponiendo una conservación concreta. Ahí es donde este módulo se cruza con el de temperaturas y cadena de frío: romper la cadena de frío invalida la fecha impresa aunque la fecha siga en el futuro.

Dato citable: Según el artículo 24.1 del Reglamento (UE) 1169/2011, en los alimentos microbiológicamente muy perecederos la fecha de duración mínima se sustituye por la fecha de caducidad, y pasada esa fecha el alimento no se considera seguro conforme al artículo 14 del Reglamento (CE) 178/2002. El «consumir preferentemente antes del…» es, en cambio, una indicación de calidad: su vencimiento no convierte por sí solo el producto en peligroso.

¿Cómo se ordena el almacén para que las fechas se cumplan solas?

Un almacén bien ordenado hace la mitad del trabajo. La regla clásica es la rotación de existencias: lo primero que entra es lo primero que sale. Pero hay una versión mejor, y es la que conviene usar: sale primero lo que antes vence, no lo que antes llegó. Puede parecer lo mismo y no lo es, porque un proveedor puede servir hoy una partida con menos vida útil que la que ya estaba en la estantería.

Eso implica una rutina de tres gestos al colocar la mercancía:

• Mirar la fecha antes de colocar, no antes de servir. Una revisión al recibir evita descubrir el problema con el cliente delante.
• Colocar detrás lo nuevo y delante lo que vence antes, para que la mano coja siempre lo correcto sin tener que pensarlo.
• Marcar lo abierto. Un envase abierto deja de regirse por la fecha impresa y pasa a regirse por la que fije el negocio. Escribir en el recipiente la fecha de apertura y la fecha límite de uso es lo que convierte esa regla en algo comprobable.

Ese último punto conecta con una idea que atraviesa el temario: la fecha de un alimento sólo vale con sus condiciones de conservación al lado. Un producto refrigerado que ha pasado cuatro horas en el muelle de descarga tiene la misma fecha impresa y ya no tiene la misma vida útil. La fecha no es una promesa del fabricante en abstracto: es una promesa condicionada a que la cadena se haya mantenido.

¿Qué hay que escribir cuando algo se congela en el propio local?

Esta es la parte de la trazabilidad interna que más se improvisa y la que sí tiene reglas escritas y bastante concretas, en el artículo 5 del Real Decreto 1021/2022. Merece la pena leerlas porque casi ningún temario las recoge.

• Si el producto llega envasado y se congela: se mantiene su envase original con la etiqueta donde figura la fecha de duración mínima o la de caducidad del alimento, y al lado se coloca otra etiqueta con la fecha de congelación, de forma que ambas fechas queden visibles. Si se fracciona, hay que poder vincular cada fracción con la información de la etiqueta original.
• Si llega sin envasar: primero se envasa en un recipiente apto para uso alimentario y después se etiqueta con la fecha de llegada al establecimiento y la fecha de congelación.
• Si lo que se congela es un producto elaborado en el propio local: se envasa y se etiqueta con la fecha de elaboración o transformación, la de congelación y la fecha límite de consumo del producto ya congelado.
• Carne fresca: se congela inmediatamente tras su recepción o tras terminar el periodo de maduración, y no puede venderse descongelada.
• Equipo: hay que disponer de un congelador con potencia suficiente para alcanzar −18 °C en el centro del producto con un descenso ininterrumpido de la temperatura. Un arcón de mantenimiento solo sirve si se garantiza ese requisito.
• Registro: quien congela productos elaborados debe llevar un registro con, al menos, la descripción del producto, la cantidad, las fechas previas, la de congelación, la nueva fecha de consumo preferente y, si se donan, el destino. El apartado 6 permite prescindir de ese registro si toda esa información va ya en la etiqueta del producto congelado.

Dato citable: El artículo 5 del Real Decreto 1021/2022 obliga a que un alimento congelado en un establecimiento de comercio al por menor lleve visible su fecha de congelación junto a la fecha original del envase, y exige un equipo capaz de alcanzar −18 °C en el centro del producto con un descenso ininterrumpido de la temperatura. La carne fresca debe congelarse inmediatamente tras su recepción o tras la maduración, y no puede venderse descongelada.

¿Qué tiene que llevar una etiqueta?

El artículo 9, apartado 1, del Reglamento (UE) 1169/2011 enumera las menciones obligatorias de un alimento envasado. Son doce, y conviene reconocerlas de un vistazo:

1. La denominación del alimento.
2. La lista de ingredientes.
3. Los alérgenos del Anexo II presentes en el producto acabado, aunque sea en forma modificada.
4. La cantidad de determinados ingredientes o categorías de ingredientes.
5. La cantidad neta.
6. La fecha de duración mínima o la fecha de caducidad.
7. Las condiciones especiales de conservación o de utilización.
8. El nombre o razón social y la dirección del operador responsable.
9. El país de origen o lugar de procedencia, cuando proceda.
10. El modo de empleo, si sin él sería difícil usar bien el producto.
11. El grado alcohólico, en bebidas de más de 1,2 % en volumen.
12. La información nutricional.

Los alérgenos, además, llevan una regla propia de presentación: el artículo 21 exige destacarlos dentro de la lista de ingredientes «mediante una composición tipográfica que la diferencie claramente del resto». Es el detalle que se desarrolla en el módulo de alérgenos e intolerancias.

Cuando el alimento no va envasado —el pan a granel, el plato del menú, la bandeja del comedor— cambia el juego: el artículo 44 mantiene la obligación de informar de los alérgenos y deja el resto de menciones a lo que decida cada Estado. En España lo decidió el Real Decreto 126/2015, y su artículo 6.5 admite la información oral siempre que exista un soporte escrito o electrónico registrado en el establecimiento.

Para quien manipula, la etiqueta se lee siempre en el mismo orden y en tres segundos: fecha, condiciones de conservación, alérgenos. Y si al recibir un producto falta alguna de las tres, la decisión no es del manipulador: se comunica al responsable antes de dar la entrada por buena.

¿Y si la letra es tan pequeña que no se lee?

Entonces puede que la etiqueta esté incumpliendo. El artículo 13, apartado 2, del Reglamento (UE) 1169/2011 exige que las menciones obligatorias se impriman «de manera que se garantice una clara legibilidad», con un tamaño de letra en el que la altura de la x sea igual o superior a 1,2 mm. Y el apartado 3 rebaja esa exigencia solo para los envases muy pequeños: cuando la superficie máxima del envase o recipiente es inferior a 80 cm², el mínimo pasa a 0,9 mm de altura de la x.

La «altura de la x» no es la altura de la letra: es la altura de una minúscula sin trazos ascendentes ni descendentes, y el propio reglamento la define en su Anexo IV con un diagrama. El apartado 1 añade la otra mitad de la regla, la que más se incumple en la práctica: la información obligatoria irá en un lugar destacado, fácilmente visible, claramente legible y, en su caso, indeleble, y «en modo alguno estará disimulada, tapada o separada por ninguna otra indicación o imagen, ni por ningún otro material interpuesto». Una pegatina de oferta sobre la lista de ingredientes es exactamente eso.

Dato citable: El artículo 13.2 del Reglamento (UE) 1169/2011 exige que las menciones obligatorias de un alimento envasado se impriman con un tamaño de letra cuya altura de la x —definida en el Anexo IV del propio reglamento— sea igual o superior a 1,2 mm, y su artículo 13.3 lo rebaja a 0,9 mm solo en envases cuya superficie máxima sea inferior a 80 cm². El artículo 13.1 prohíbe que esa información quede disimulada, tapada o separada por otra indicación, imagen o material interpuesto.

Las menciones que acompañan a la denominación

Hay información que no va en la lista de ingredientes ni en las fechas, sino pegada al nombre del producto, y su función es evitar que el comprador se lleve una idea equivocada. El Anexo VI, parte A, del Reglamento (UE) 1169/2011 la regula:

• Punto 1: la denominación incluirá o irá acompañada de menciones sobre el estado físico o el tratamiento recibido —«en polvo», «recongelado», «liofilizado», «ultracongelado», «concentrado», «ahumado»— siempre que omitirlas pueda inducir a engaño.
• Punto 2: los alimentos congelados antes de la venta que se venden descongelados llevarán junto a la denominación la designación «descongelado». Con tres excepciones tasadas: cuando se trate de ingredientes presentes en el producto final, cuando la congelación sea una fase tecnológicamente necesaria del proceso, y cuando la descongelación no afecte negativamente a la seguridad o la calidad.
• Punto 3: los alimentos tratados con radiaciones ionizantes llevarán la indicación «irradiado» o «tratado con radiación ionizante».

A esto se añade una mención específica que mucha gente no sabe que es obligatoria: el Anexo III, punto 6.1, exige indicar la fecha de congelación —o la de la primera congelación, si el producto se congeló más de una vez— en la carne congelada, los preparados cárnicos congelados y los productos de la pesca no transformados congelados.

Y una que es voluntaria y conviene no confundir con las anteriores. El artículo 11 del Real Decreto 1021/2022 permite que los productos elaborados por un comercio al por menor incluyan la expresión «ELABORADO POR» seguida del tipo y nombre del establecimiento, o la mención «ELABORACIÓN PROPIA» en un cartel o rótulo próximo al producto cuando no vaya envasado. El mismo artículo pone el límite: quien use «elaboración propia» solo puede vender ese producto en el establecimiento donde se elaboró o en sus sucursales, y no se considera elaboración el fraccionamiento, el envasado de un producto de otro fabricante, el corte o deshuesado de carne fresca ni la limpieza o el corte de pescado.

¿Cuándo hay que decir cuánto lleva de algo? El QUID

El artículo 22, apartado 1, del Reglamento (UE) 1169/2011 obliga a indicar la cantidad de un ingrediente o categoría de ingredientes en tres situaciones: cuando figura en la denominación del alimento o el consumidor lo asocia normalmente con ella —una «pizza de atún» tiene que decir cuánto atún lleva—; cuando se destaca en el etiquetado mediante palabras, imágenes o representación gráfica; y cuando es esencial para caracterizar el alimento y distinguirlo de otros con los que podría confundirse. Es la regla que impide que un producto se venda por su ingrediente estrella sin decir en qué proporción está.

¿Y cuando el alimento no va envasado? La regla española

El artículo 44 del Reglamento (UE) 1169/2011 mantiene la obligación de informar de los alérgenos para el alimento no envasado y deja el resto de menciones a lo que decida cada Estado miembro. España lo decidió con el Real Decreto 126/2015, que es el que hay que mirar en un bar, una panadería, una charcutería o un comedor.

Su artículo 4 fija lo que hay que informar de un alimento que se presenta sin envasar o que se envasa a petición del comprador: la denominación del alimento, las menciones sobre alérgenos del artículo 9.1.c) del reglamento —salvo que la denominación los identifique ya con claridad—, la cantidad de determinados ingredientes cuando lo exija la normativa comunitaria, el grado alcohólico en bebidas de más de 1,2 % en volumen y lo que exija la normativa específica de cada producto.

Su artículo 6 dice cómo darla: en etiquetas adheridas al alimento o en carteles colocados donde el alimento se presenta para su venta, sobre él o próximos a él. Y su apartado 5 admite la vía que resuelve la vida a la hostelería: la información sobre alérgenos puede facilitarse de forma oral, siempre que se cumplan tres condiciones simultáneas —que el personal pueda darla con facilidad antes de que el cliente compre, que exista un soporte escrito o electrónico registrado en el establecimiento que la respalde y sea verificable, y que el consumidor vea señalizado dónde obtenerla—.

La consecuencia práctica es la que más se incumple: decirlo de palabra sin tenerlo escrito detrás no cumple. El soporte tiene que existir aunque nunca se enseñe. Cómo se construye ese soporte está en el módulo de alérgenos e intolerancias.

Dato citable: El artículo 6.5 del Real Decreto 126/2015 admite que la información sobre alérgenos de un alimento sin envasar se facilite de forma oral, pero solo si existe además un soporte escrito o electrónico registrado en el establecimiento que la respalde y sea verificable, y si el consumidor ve señalizado dónde obtenerla. La información oral sin ese soporte documental no cumple la norma.

Los errores que rompen la cadena dentro del propio local

Casi ninguna rotura de trazabilidad ocurre entre empresas: ocurre dentro de la cocina, y siempre por los mismos seis motivos.

• Aceptar una entrada sin lote. Convierte una futura retirada quirúrgica en una retirada de toda la referencia.
• Tirar el envase original al abrir. Con él se va la identificación, los alérgenos y las condiciones de conservación.
• Trasvasar sin reetiquetar. Lo que cambia de recipiente cambia de etiqueta: producto, lote o fecha de apertura, y fecha límite de uso.
• Congelar sin anotar la fecha de congelación. Es, además, un incumplimiento expreso del artículo 5 del Real Decreto 1021/2022.
• Reutilizar una etiqueta anterior «porque es el mismo producto». Deja dos partidas indistinguibles y anula el ejercicio entero.
• Archivar albaranes sin orden. El sistema no falla por no tener papeles: falla por no poder encontrarlos en el plazo en que sirven de algo.

Lo que hay que llevarse de este módulo

La trazabilidad es poder contestar dos preguntas —de dónde vino y a dónde fue— y se sostiene con papeles ordenados, no con tecnología. Un lote sin identificar convierte una retirada quirúrgica en una retirada total. La fecha de caducidad es seguridad y el consumo preferente es calidad, y esa distinción está en el artículo 24 del Reglamento (UE) 1169/2011. Y lo que cambia de recipiente cambia de etiqueta.

99labs es una entidad de formación privada y el certificado que emite acredita la formación superada: no es un documento administrativo, porque desde el Real Decreto 109/2010 ninguna administración expide ya uno. Lo que sí puede comprobar una inspección es que sepas hacer esto, y esa parte está en el temario.

Cuando lo termines, el examen son 10 preguntas y el certificado llega por email al aprobar. El índice completo está en el curso, y en cada cuánto rehacer la formación está explicado por qué se recomienda renovar cada 4 años sin que exista ningún plazo legal.

Última actualización: 27 de agosto de 2026